NAMA : ROMIAN
KELAS : 4EA27
NPM : 16211440
MAKALAH SOFTSKILL
BAHASA INGGRIS BISNIS 2
KATA
PENGANTAR
Salam
Sejahtera,
Puji syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa,
berkat limpahan rahmatnya sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas makalah
softskill ekonomi koperasi ini sebagai tugas untuk melengkapi nilai. Dan tidak
lupa saya ucapan terima kasih kepada para narasumber informasi yang saya
dapatkan dari internet. Serta saya haturkan terima kasih kepada Bpk. Nurhadi
selaku dosen pembimbing kami.
Dalam penyusunan tugas softskill dengan kerja keras dan
juga bantuan dari berbagai pihak, saya berusaha untuk memberikan hasil yang
maksimal dalam menggali informasi. Walaupun di dalam pembuatannya saya
menghadapi kesulitan dikarenakan keterbatasan ilmu pengetahuan dan keterampilan
yang saya miliki. Saya menyadari masih banyak kekurangan dalam penulisan
makalah ini. Oleh karena itu, kritik dan saran membangun sangat saya butuhkan
untuk dapat menyempurnakannya di masa mendatang.
Adapun tujuan dari penyusunan tugas softskill ini adalah
untuk lebih mengetahui tentang pembahasan “ Bahasa Bisnis 2 “dengan harapan
dapat memberikan manfaat serta menambah ilmu pengetahuan dan semangat bagi
Mahasiswa dan juga para pembaca untuk dapat berupaya mengembangkan koperasi
untuk dapat meningkatkan perekonomian.
Bekasi, 10 Apri 2015
Penyusun
Makhluk apakah bahasa
inggris itu?
Bahasa Inggris adalah bahasa
yang berasal dari Inggris raya. Bahasa inggris merupakan kombinasi dari
beberapa bahasa lokal yang sering dipakai oleh masyarakat Norwegia, Denmark,
dan Anglo-Saxon pada abad ke-6 sampai abad ke-10 dulu. Hingga ditaklukkan
Inggris oleh William the Conqueror pada tahun 1066, bahasa
Inggris pun mulai sangat intensif mempengaruhi bahasa Latin juga bahasa
Perancis. Dari seluruhan kosakata bahasa inggris modern, diperkirakan ±50%
berasal dari bahasa Perancis dan Latin.
Saat ini, bahasa Inggris telah
menjadi media komunikasi utama bagi masyarakat di berbagai negara di dunia,
seperti Inggris, Amerika Serikat, Kanada, Australia, New Zealand, Afrika
Selatan, serta masih banyak lagi negara yang mejadikan bahasa inggris sebagai
media komunikasi utama negara mereka.
Sebagai bahasa yang paling
banyak dipakai di berbagai negara di dunia, bahasa inggris sudah dianggap
sebagai bahasa resmi untuk dipakai di dunia internasonal. Bahasa yang juga
hampir sama populernya seperti bahasa inggris adalah bahasa mandarin.
Bahasa Inggris termasuk rumpun
bahasa-bahasa Anglo-Frisia pada cabang barat bahasa-bahasa Jerman, dan
merupakan sebuah bahasa subfamili dari bahasa-bahsa Indo-Eropa.Bahasa Inggris
hampir mendekati bahasa Frisia, sedikit lebih luas dari bahasa Netherlandic
(Belanda –Flemish) dan dialek Jerman tingkat rendah (Plattdeutsch), serta jauh
dari bahasa Jerman Modern tingkat tinggi.
Sejarah dan Perkembangan
Perkembangan bahasa Inggris
dibagi menjadi tiga masa, yaitu:
·
Bahasa Inggris Kuno atau bahasa Anglo-Saxon, 700
– 1066
·
Bahasa Inggris Tengahan, antara 1066 – 1500
·
Bahasa Inggris Baru, mulai dari abad ke 16T iga
periode utama secara umum dikenali dalam sejarah perkembangan bahasa Inggris.
Bahasa Inggris Tua (Old English), diketahui terbentuk sebagai Anglo-Saxon, tertanggali
mulai Th 449 M hingga Th 1066 atau Th 1100 M. Bahasa Inggris Pertengahan
(Middle English) ditenggarai mulai Th 1066 atau Th 1100 hingga Th 1450 atau Th
1500. Bahasa Inggris Modern (Modern English) ditanggali dari sekitar Th 1450
atau Th 1500 dan disub-bagikan ke dalam Bahasa Inggris Modern Awal (Early
Modern English), dari sekitar Th 1500 hingga Th 1660, dan bahasa Inggris Akhir
(Late Modern English), dari sekitar Th 1660 hingga saat sekarang ini.
Bahasa
Masa Depan
Saat ini,
penggunaan bahasa inggris bukan digunakan sebagai penghubung bahasa komunikasi
antar negara saja, tapi juga sudah mulai merambah ke berbagai bidang lain,
contohnya media massa. Pada jaman yang telah modern ini, telah banyak media
massa yang menggunakan bahasa inggris dalam mempublikasikan berita serta
hal-hal unik lainnya. Untuk itulah sebagai bangsa yang ingin maju, kita juga
harus sanggup berbicara dalam bahasa inggris agar jika suatu hari diperlukan,
kita akan dengan mudah mengerti apa yang ingin disampaikan dunia.
Tema : Penulisan Laporan dan
Proposal Bisnis dalam Konsep
Penulisan
Laporan dan Proposal dalam perusahaan atau lembaga bisnis memiliki konsep atau
pengertian yang beragam tergantung persepsi dan pemahaman setiap pakar bisnis
menyorotinya. Untuk memudahkan pemahaman tentang hal ini maka dalam penulisan
makalah ini perlu pembatasan pengertian atau konsep yang menjadi titik awal
pembahasan lebih lanjut.
Laporan Bisnis
Konsep atau pengertian tentang Laporan Bisnis tidak pernah
seragam dan tuntas bahkan menimbulkan diskusi yang penjang. Setiap pakar atau
ahli memberikan defenisi masing-masing sesuai kemampuan ataupun keahlian yang
dimiliki. Walau pun demikian, beragamnya defenisi ini semkain menambah kekayaan
khasanah intelektual dalam bisnis atu perusahaan.
Herta A. Murphy dan Herbert W. Hildebrandt dalam buku
mereka, “Effective Business
Communications” seperti dikutif Djoko Purwanto (2003: 203) memberikan
defenisi laporan bisnis (business reports)
sebagai suatu laporan yang memiliki sifat netral, tidak memihak, memiliki
tujuan yang jelas dan rencana penyajian fakta kepada seorang atau lebih untuk
tujuan bisnis tertentu. Sedangkan menurut Himstreet dan Baty dalam buku mereka,
“Business Communications” juga dikutif Djoko Purwanto (2003:203)
mendefinisikan laporan bisnis sebagai suatu pesan-pesan yang objektif, tersusun
teratur yang digunakan untuk menyampaikan informasi dari satu bagian
organisasional atau dari suatu institusi/lembaga ke lembaga yang lain untuk
membantu pengambilan keputusan atau pemecahan masalah. FX Soedjadi
mendefenisikan laporan bisnis sebagai suatu bentuk penyampaian berita,
keterangan, pemberitahuan ataupun pertanggungjawaban dari bawahan kepada atasan
sesuai dengan hubungan wewenang dan tanggungjawab yang dimiliki.
Berdasarkan definisi di atas, maka
dapat disimpulkan bahwa suatu laporan bisnis mempunyai berbagai karakteristik
seperti netral, objektif, penyampaian informasi baik intern maupun ekstern,
biasanya diminta oleh mereka yang memiliki kewenangan yang lebih tinggi dan
memiliki suatu tujuan tertentu yaitu membantu pemecahan masalah dan pengambilan
keputusan.
Proposal Bisnis
Berdasarkan makna etimologis, kata proposal berasal
dari bahasa inggris “propose” yang berarti mengusulkan, mengemukakan, atau menawarkan.
Sedangkan dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), proposal berarti rencana
yang dituangkan dalam bentuk rancangan kerja (Ninis Sofi, http://sophysofisme.blogspot.com/2013/07/makalah-tentang-proposal.html
diakses tanggal 6 November 2014. Pengertian proposal bila dikaji dengan
kajian praktis maka akan menghasilkan beberapa pendapat tentang pengertian
proposal.
Rieefky dalam Ninis Sofi (2013), proposal adalah suatu
bentuk rancangan kegiatan yang dibuat
dalam bentuk formal dan standar. Rieeke juga berpendapat bahwa penulisan
proposal adalah suatu langkah penggabungan dari berbagai perencanaan yang telah
dibuat dalam tahap-tahap sebelumnya. Proposal berarti suatu konsep pemikiran
dalam bentuk tulisan tentang sesuatu proyek kegiatan yang akan dilaksanakan.
Keraf dalam Ninis Sofi
(2013) mempunyai pendefinisian yang agak berbeda. Keraf mendefenisikan proposal
adalah suatu saran atau permintaan kepada seseorang atau suatu badan untuk mengerjakan atau
melakukan suatu pekerjaan. Berdasarkan beberapa pendapat diatas maka dapat
disimpulkan proposal adalah suatu rancangan kegiatan atau kerja yang disusun
secara sistematis dan terperinci sesuai standar oleh seseorang atau sekelompok
orang untuk diajukan kepada pihak yang dikehendaki dalam mendapatkan
persetujuan bisnis.
Tema : Negosiasi
Bisnis
Negosiasi memiliki pengertian yang
beraneka ragam. Menurut Kamus Umum Bahasa Indonesia (KUBI) oleh W.J.S
Poorwadarminta, negosiasi berarti 1) perundingan 2) penutupan suatu perjanjian.
Oxford Leaner’s Pocket Dictionary dalam Irsan (2013) menyatakan bahwa Negotiate
(verb) “try to reach an agreement by formal discussion” artinya berupaya untuk
mencapai suatu kesepakatan melalui diskusi yang formal. Negotiation (adverb)
yang berarti menunjukkan suatu proses atau aktivitas untuk merundingkan,
membicarakan untuk disepakati bersama orang lain.
Dalam dunia
bisnis, negosiasi dapat diartikan sebagai suatu bentuk pertemuan bisnis antara
dua pihak atau lebih untuk mencapai suatu kesepakatan bisnis. Negosiasi merupakan perundingan antara
dua pihak dimana didalamnya terdapat proses memberi, menerima, dan tawar
menawar. Pendapat ini didukung oleh pemikiran
Robbins dan Judge (2011:499) dalam Wibowo (2013:232) yang merumuskan negosiasi
adalah suatu proses di mana dua pihak atau lebih bertukar barang dan jasa dan
berusaha menyepakati tingkat pertukaran untuk barang dan jasa tersebut.
Pakar lain lebih melihat negosiasi
dalam kaitan dengan konflik agar mendapatkan solusi yang tepat. McShane &
Von Glinow (2010:342) dalam Wibowo (2013:232) menyatakan bahwa negosiasi
sebagai proses dimana dua atau lebih pihak yang konflik berusaha menyelesaikan
perbedaan tujuan dengan mendefenisikan kembali bentuk saling ketergantungan.
Orang melakukan negosiasi apabila mereka berpikir bahwa diskusi dapat
menghasilkan pengaturan yang lebih memuaskan dalam pertukaran barang dan jasa
mereka.
Hartman dalam
buku karya Purwanto
(2006) yang berjudul Komunikasi Bisnis, pengertian negosiasi dapat berbeda-beda
tergantung dari sudut pandang siapa yang terlibat dalam bernegosiasi. Dalam hal
ini, ada dua pihak yang berkepentingan dalam bernegosiasi, yaitu pembeli dan
penjual. Hartman menegaskan bahwa negosiasi merupakan suatu proses komunikasi
antara dua pihak, yang masing-masing mempunyai tujuan dan sudut pandang mereka
sendiri, yang berusaha mencapai kesepakatan yang memuaskan kedua belah pihak
mengenai masalah yang sama.
Tujuan Negosiasi
Thong dalam Purwanto (2006)
menyatakan bahwa tujugan bernegosiasi adalah: untuk mendapatkan sebuah
keuntungan atau menghindarkan kerugian atau memecahkan problem yang lain;
mendapatkan atau mencapai kata sepakat yang mengandung kesamaan persepsi,
saling pengertian dan persetujuan; mendapatkan atau mencapai kondisi
penyelesaian atau jalan keluar dari masalah yang dihadapi bersama; mendapatkan
atau mencapai kondis saling menguntungkan: masing-masing pihak merasa menang (win-win solution).
Manfaat Negosiasi
Asep
Sujana (2004) dalam Irsan (2013) mengatakan bahwa manfaat manfaat yang diperoleh dari
sebuah proses negosiasi di dalam pengertian bisnis resmi antara lain adalah:
Untuk
mendapatkan atau menciptakan jalinan kerja sama antar badan usaha atau
institusi ataupun perorangan untuk melakukan suatu kegiatan atau usaha bersama
atas dasar saling pengertian. Dengan terjalinnya kerjasama antar kedua belah
pihak inilah maka tercipta sebuah transaksi bisnis yang saling terkait, sehingga
membuat dinammis dan hidupnya perekonomian.
Dengan kata lain, bahwa suatu proses negosiasi bisnis merupakan bagian dari
suatu proses interaksi guna menghidupkan perekonomian dalam skala yang lebih
luas.
Dalam sebuah perusahaan, sebuah proses negosiasi akan
memberikan manfaat untuk menjalin hubungan bisnis yang lebih luas dan juga
untuk mengembangkan pasar, yang diharapkan memberikan peningkatan penjualan.
Proses negosiasi bisnis juga akan menghasilkan harga yang lebih baik dan
efisien, yang memberikan keuntungan yang lebih besar. Dalam jangka panjang hal
ini akan memberikan kemajuan sebuah perusahaan.
Persiapan Negosiasi
Untuk
mendapatkan suatu kesepakatan kedua belah pihak, ada beberapa hal yang perlu
diperhatikan dalam
negosiasi bisnis antara lain (Purwanto, 2006: 251) : persiapan yang
cermat; persentasi dan
evaluasi yang jelas mengenai posisi kedua belah pihak; keterampilan,
pengalaman, motivasi, pikiran yang terbuka; pendekatan yang logis untuk menciptakan dan mempertahankan
hubungan yang baik dan saling menguntungkan dan saling menghormati; kemauan untuk
membuat konsensi untuk mencapai kesepakatan melalui kompromi bila terjadi
kemacetan.
Hartman dalam Irsan (2013) menyatakan ada empat poin
penting yang perlu diperhatikan sebelum bernegosiasi, antara lain pencarian
fakta terutama dari pihak lain (lawan negosisasi), menaksir posisi lawan
negosisasi, membuat perencanaan yang baik, dan memilih serta mengatur tim
negosiasi. Sementara itu, menurut Casse, ada tiga tahapan penting dalam
bernegosiasi, yaitu tahap perencanaan (sebelum negosiasi), tahap implementasi
(selama negosiasi), dan tahap peninjauan (setelah negosiasi)kepentingan
termasuk untuk mempengaruhi keadaan.
Tema : Komunikasi Bisnis dan Kinerja Organisasi sebagai
Sebuah Konsep
Komunikasi
bisnis atau lebih dikenal dengan komunikasi organisasi dan kinerja organisasi
memiliki konsep dan pengertian yang beragam tergantung persepsi dan pemahaman
setiap pakar dalam menyorotinya. Untuk memudahkan pemahaman tentang hal
tersebut maka dalam penulisan makalah ini perlu diberikan pembatasan pengertian
dan konsep yang menjadi titik start pembahasan lebih lanjut.
Komunikasi Bisnis/Organisasi
Komunikasi adalah proses dengan mana informasi dan arti atau
makna ditransfer dari sender kepada receiver (Colquitt, LePine, Wisson 2011
dalam Wibowo 2013). Kebanyakan pekerjaan yang dilakukan dalam organisasi bisnis
saling bergantung dan menyangkut komunikasi diantara anggota. Oleh karena itu
efektivitas komunikasi memainkan peranan penting dalam menentukan apakah
terdapat keuntungan atau kerugian dalam proses komunikasi.
Rosenbatt et al.,
2007 dalam www.anneahira.com yang diakses tanggal 27 November
2014 menyatakan bahwa komunikasi bisnis adalah pertukaran gagasan, pendapat,
informasi instruksi yang memiliki tujuan tertentu yang disajikan secara
personal dan impersonal melalui simbol-simbol untuk mencapai tujuan organisasi.
Pendapat ini senada dengan Purwanto (1997) yang menyatakan
bahwa komunikasi yang digunakan dalam dunia bisnis mencakup berbagai macam
bentuk baik komunikasi verbal maupun non verbal. Komunikasi verbal menggunakan
kata baik lisan maupun tertulis sementara non verbal tidak menggunakan kata
melainkan lambang, simbol, gerakan dan warna.
Harrison &
Dorfel (2006) dalam Widiastuti (tanpa
tahun) mendefenisikan komunikasi bisnis/organisasi sebagi variabel kunci
yang memungkinkan seseorang untuk membangun hubungan dalam satu organisasi
serta berinteraksi dan berbagi informasi. Dengan kata lain, komunikasi yang
efektif merupakan jalan bagi organisasi untuk saling memahami satu sama lain
dan mengkoordinasikan kegiatan mereka agar mempertahankan hubungan yang lebih
baik. Goldharber (2006) dalam Widiastuti (tanpa
tahun) menulis bahwa komunikasi bisnis/organisasi merupakan proses saling
menciptakan dan saling menukar pesan dalam satu jaringan hubungan saling
bergantung satu sama lain untuk mengatasi lingkungan yang tidak pasti dan
selalu berubah-ubah.
Organisasi apa pun membutuhkan komunikasi agar organisasi
bersangkutan bisa berjalan secara efektif. Efektivitas dalam berkomunikasi
menentukan tingkat produktivtas dan keberhasilan organisasi apalagi organisasi
bisnis yang juga mengutamakan profit atau laba. Manusia menentukan komunikasi
agar organisasi itu dinamis dan produktif. Rosadi Roslan (2006) dalam
Widiastuti (tanpa tahun) memberikan
gambaran bahwa komunikasi dalam perusahaan dikatakan efektif apabila adanya
keterbukaan manajemen perusahaan terhadap karyawannya, saling menghormati atau
saling menghargai satu sama lain yaitu antara pimpinan dan bawahan demi
tercapainya tujuan utama perusahaan, adanya kesadaran dan pengakuan dari pihak
perusahaan akan arti pentingnya suatu komunikasi timbal balik dalam perusahaan
dan adanya media komunikasi yang baik dalam perusahaan.
Peran atau Fungsi Komunikasi Bisnis
yang Efektif
Ada banyak pakar yang memberikan
pendapat tentang peran atau fungsi komunikasi bisnis agar perusahaannya
mendapatkan profit dan semakin lebih produktif. Namun dalam penulisan ini,
penulis mengutif pendapat Chester Bardner dalam www.aneahira.com yang diakses tanggal 27 November 2014. Bardner merumuskan
empat (4) fungsi atau peran komunikasi bisnis yang efektif yakni pertama, komunikasi bisnis berperan
sebagai pemberi informasi. Komunikasi yang memberikan informasi tentang bisnis
misalnya produk, pelayanan dan harga dari perusahaan kepada masyarakat yang
akan menggunakan jasa atau pun produk. Informasi yang diberikan hendaknya tidak
manipulatif, mengatakan apa adanya sesui objek yang benar-benar terjadi.
Kedua, komunikasi bisnis berfungsi persuasif. Komunikasi yang
diberikan untuk menyakinkan masyarakat atau pelanggan agar mengubah sikap,
pendapat dan perilakunya seperti yang diinginkan pebisnis. Mengundang investor
bisa menanamkan sahamnya; konsumen menjadi loyal terhadap produk dan layanan.
Ketiga, komunikasi bisnis berperan sebagai
kontrol. Komunikasi yang dilakukan lebih bersifat internal yang memberikan
informasi tentang apa yang boleh dan apa yang tidak boleh dilakukan. Keempat,
komunikasi bisnis berperan sebagai emotif. Isi pesan yang disampaikan adalah
sentuhan kebutuhan dan harapan konsumen atau pelanggan.
Faktor Penghambat Komunikasi Bisnis
yang Efektif
Komunikasi bisnis yang efektif memiliki tujuan dan peran
yang sangat mulia bagi peningkatan performance
dan profitabilitas perusahaan. Oleh karena itu, setiap perusahaan akan berusaha
sedemikian agar mempertahankan atau pun meningkatkan komunikasi yang efektif di
dalam perusahaannya. Walau pun demikian, tentu ada-ada saja faktor yang
menghambatnya. Gibson & Donelly (1993) dalam Widiastuti (tanpa tahun) menemukan dalam penelitian
bahwa ada sembilan (9) faktor yang menjadi faktor penghambat komunikasi bisnis
yakni:
Pertama, kerangka acuan. Setiap orang
mempunyai latar belakang pengatahuan yang berbeda-beda maka dalam memahami
proses komunikasi pun sangat bervariasi dan tentu akan menghambat komunikasi
yang efektif. Kedua, bahasa.
Perbedaan bahasa berhubungan dengan adanya perbedaan persepsi lantaran
seseorang akan membuat persepsi sendiri dari bahasa yang berbeda dan mungkin
kurang dipahami.
Ketiga, menyimak selektif. Bentuk persepsi
yang selektif, penerima pesan cenderung menghambat informasi baru terutama informasi
baru (produk dan layanan) tersebut bertentangan dengan apa yang telah
diyakininya. Keempat, masalah
sematik. Komunikasi terhambat karena unngkapan abstrak dan dipahami secara
berbeda dari pesan yang sama. Kelima,
kredibilitas sumber. Status atau jabatan
kadang membuat orang mempertanyakan kredibilitas pesan yang disampaikan.
Informasi yang disampaikan benar namun disampaikan oleh jabatan yang lebih
dibawah maka akan mengganggu kepercayaan masyarakat atau sesame karyawan
terhadap informasi yang disampaikan. Atasan selalu lebih kredibel.
Keenam, adanya perbedaan status. Perbedaan
komunikasi dalam hirarki juga bisa menghambat informasi yang disampaikan. Orang
terlanjur lebih percaya yang memiliki hirarki yang lebih tinggi ketimbang yang
sederajat apalagi yang status sosial atau jabatan yang lebih rendah. Ketujuh, tekanan waktu. Waktu yang
semakin pendek membuat komunikasi sangat tergesa-gesa sehingga pesan inti yang
disampaikan bisa saja terlewatkan. Kedelapan,
beban layak komunikasi. Beban informasi yang diterima terlalu banyak apalagi
masalah berat suatu perusahaan maka orang akan sulit memberikan informasi yang
efektif. Kesembilan, penyaringan.
Dalam perusahaan, kadang bawahan menyaring informasi yang kurang menyenangkan
untuk disampaikan kepada atasan sehingga informasi yang diberikan tidak lagi
apa adanya.
Tema : Perencanaan Pesan Bisnis
PROSES
PENYUSUNAN PESAN BISNIS
Dalam organisasi bisnis, berbagi kegiatan komunikasi terjadi
setiap hari, baik lisan maupun tertulis. Mulai dari kegiatan komunikasi yang
sangat sederhana samapai pada kegiatan komunikasi yang rumit dan kompleks.
Misalnya, membuat memo, merevisi draft surat, mengetik e-mail, membuat laporan,
menyiapkan surat tanggapan atas keluhan pelanggan, membuat surat perjanjian,
dan lain-lain. Semua kegiatan komunikasi itu saling bersaing untuk memperoleh
perhatian penerima. Oleh karena itu, pesan bisnis diuapayakan selalu lebih
menarik dibandingkan yang lain atau lebih baik dibandingkan sebelumnya.
Menyusun pesan bisnis yang menarik perhatian, mudah dibaca,
dan mudah dipahami memerlukan kreativitas. Namun demikian, tujuan penyusunan
pesan bisnis bukanlah agar penerima terpesona akan pengetahuan dan kreativitas
pengirim. Pesan bisnis yang dibuat hendaknya tetap berpusat pada penerima dan
memiliki tujuan yang jelas.
Agar pesan bisnis efektif, diperlukan pemahaman terhadap
proses penyusunan pesan bisnis. Proses penyusunan pesan bisnis bersifat
fleksibel. Tidak ada proses penyusunan pesan bisnis yang terbaik. Walaupunn
demikian, sejumlah langkah umum dalam penyusunan pesan bisnis yang efektif
perlu diperhatikan. Proses penyusunan pesan bisnis umumnya terdiri atas 3
(tiga) tahap sederhana, yaitu:
a.
Perencanaan
pesan
Dalam tahap ini, ditentukan hal-hal
yang mendasar dari suatu pesan yang akan dikomunikasikan. Seara rinci, tahap
perencanaan tersebut meliputi:
·
Penentuan
tujuan
·
Analisis
audiens
·
Penentuan
ide pokok
·
Pemilihan saluran dan media
b.
Penyusunan
pesan
Setelah tahap perencanaan,
selanjutnya ide/gagasan dituangkan dalam pesan tertulis. Pengorganisasian dan
penyusunan dokumen dimulai dari penyusunan kata-kata, kalimat, paragraf, serta
memilih ilustrasi yang akan digunakan untuk mendukung ide/gagasan
Tahap ini meliputi 2 (dua) kegiatan,
yaitu:
·
Mengotganisasikan
pesan
·
Memformulasikan
pesan
c.
Revisi
pesan
Pesan yang telah disusun dikaji
ulang untuk memastikan apakah ide/gagasan yang diungkapkan sudah memadai.
Pemeriksaan lebih detail juga dilakukan atas format penulisan, tanda baca, dan
tata bahasa.
Berbagai kegiatan pada tahap revisi
pesan adalah:
·
Menyunting
pesan
·
Menulis
ulang
·
Memproduksi
pesan
·
Mencetak
pesan
Perkiraan
pembagian waktu yang dialokasikan pada masing-masing tahap proses penyusunan
pesan bisnis adalah merencanakan pesan 40% menyusun draft dasar 20% dan
merevisi 40% dari waktu total (Vik & Gilsdorf dalam Haryani, 2001:87).
PENENTUAN TUJUAN PESAN BISNIS
Pesan bisnis dapat menciptakan nilai tambah bagi perusahaan.
Pesan-pesan yang di sampaikan kepada pihak lain hendaknya mampu menjaga dan
meningkatkan citra perusahaan. Untuk dapat menciptakan goodwill, setiap pesan
bisnis hendaknya memiliki tujuan yang jelas, dapat diukur, dan tidak
bertentangan dengan tujuan organisasi.
Ada tiga tujuan umum komunikasi, yaitu (1) memberi informasi
(informming); (2) membujuk atau persuasi (persuading); dan (3) melakukan
kerjasama atau kolaborasi (collaborating). Masing-masing tujuan tersebut akan
menentukan tingkat partisipasi penerima dan tingkat pengendalian pengirim.
Jika hanya bertujuan memberikan informasi, akan diperlukan
sedikit saja partisipasi komunikan, dan kendali pesan sepenuhnya berada pada
komunikator. Pesan yang bersifat persuasi akan memerlukan partisipasi komunikan
dan interaksi yang lebih tinggi, serta pengendalian pesan yang tidak sepenuhnya
berada pada komunikator. Sementara jika pesan bisnis bertujuan menjalin kerja
sama, akan diperlakukan partisipasi maksimum dan komunikan dan kendali
komunikator terhadap isi pesan yang lebih rendah.
Pesan yang dibuat tidak akan ada gunanya apabila gagal
mencapai tujuan. Oleh karena itu, tujuan pesan bisnis hendaknya realistis dan
tidak bertentangan dengan tujuan perusahaan (organisasi).
ANALISIS
AUDIENS/PENERIMA PESAN
Setelah tujuan bisa ditetapkan dengan baik, langkah
selanjutnya adalah melakukan analisis audiens. Sasaran atau target utama dari
setiap komunikasi adalah penerima atau audiens. Oleh karena itu, analisis
terhadap audiens sangat perlu dilakukan. Audiens dalam studi komunikasi bisa
individu ataupun organisasi. Audiens biasanya memiliki pemahaman yang berbeda
beda atas pesan yang mereka terima.
a.
Mengembangkan
Profil Audiens
Analisis
terhadap audiens yang sudah dikenal biasanya relative lebih mudah dilakukan
tanpa harus melalui penelitian yang rumit. Demikian juga, reaksi atas pesan
yang dikirim kepada orang yang sudah dikenal yang pada umumnya dapat
diperkirakan. Contoh audiens yang sudah dikenal atasan, rekan sekerja,
pelanggan lama, dan pemasok lama.
b.
Mengenali
Penerima Primer
Apabila penerima terdiri dari beberapa orang, perlu dikenali
orang-orang terpenting yang berpengaruh atau bertindak sebagai pengambil
keputusan. Biasanya, orang yang berkedudukan tinggi bertindak sebagai pengambil
keputusan. Namun, adakalanya justru orang yang berkedudukan rendah yang
berpengaruh terhadap pengambilan keputusan tertentu.
c.
Menetapkan
Jumlah dan Komposisi Audiens
Jumlah penerima juga mempengaruhi pesan bisnis. Menulis
pesan bisnis yang ditujukan hanya kepada satu orang akan berbeda dengan pesan
yang ditujukan kepada banyak orang. Gaya penulisan, format, dan bahasa pesan
bisnis yang ditujukan kepada orang banyak cenderung lebih formal.
d.
Mengukur
Tingkat Pemahaman Audiens
Apabila penerima memiliki latar belakang yang sama dengam
pengirim, maka pada umumnya mereka dianggap memiliki pemahaman yang sama
terhadap suatu pesan. Dalam keadan demikian, pengirim tidak perlu melakukan
usaha – usaha tertentu untuk memberikan pemahaman kepada penerima. Namun
apabila penerima memiliki latar belakang yang berbeda, maka pengirim memiliki
latar belakang yang berbeda, maka pengirim harus siap untuk memberikan
penjelasan-penjelasan tanpa rasa bosan agar tidak terjadi kekeliruan
interpretasi.
e.
Mengukur
Reaksi Penerima
Cara mengorganisasikan pesan sangat tergantung pada reaksi
yang diperkirakan akan dilakukan oleh penerima. Untuk menghindari kritik dan
perdebatan, pesan bisnis sebaiknya dilengkapi dengan argumentasi yang didukung
degnan bukti-bukti yang cukup dan penjelasan yang memadai, serta diakhiri
dengan simpulan dan rekomendasi.
f.
Memenuhi
Kebutuhan Informasi Audiens
Pesan yang baik akan mampu memenuhi semua pertanyaan
penerima. Memenuhi kebutuhan informasi penerima merupakan salah satu kunci
sukses pesan bisnis. Ada lima pedoman yang perlu diperhatikan agar pesan bisnis
mampu memenuhi kebutuhan imformasi audiens, yaitu :
1.
Temukan
apa yang ingin diketahui audiens.
Tidak semua audiens pandai
mengungkapkan apa yang ingin diketahuinya. Cobalah menggali keinginan audiens
dengan melakukan pertanyaan ulang yang lebih spesifik untuk menghindari
keragu-raguan.
2. Antisipasi pertanyaan yang tidak
diungkapkan.
Informasi tambahan yang relevan
perlu diberikan untuk mengantisipasi kebutuhan informasi yang tidak disadari
oleh audiens. Hal itu akan menimbulkan kesan baik karena audiens memperoleh
informasi yang lebih luas dari harapannya.
3. Berikan semua informasi yang
diperlukan oleh audiens
Ujilah kelengkapan pesan yang
dikirim dengan berpedoman pada 5W + 1H (Who, What, Why, When, Where, dan How).
4. Pastikan bahwa Informasi yang
diberikan akurat.
Dalam bisnis, ketetapan informasi
harus dipastikan terlebih dahulu sebelum membuat komitmen tertulis. Kaji ulang
tanggal, jadwal, asumsi, oerhitungan matematika, atau keuangan untuk memastikan
keabsahannya.
5. Tekankan gagasan yang paling menarik
bagi audiens.
Di antara beberapa gagasan yang
disampaikan, lakukan penekanan pada gagasan yang paling menarik perhatian audiens.
g. Memuaskan Kebutuhan Emosional dan
Praktis Audiens
Pesan yang bertujuan membujuk dan bekerja sama seringkali
gagal mengubah keyakinan atau perilaku audiens. Kegagalan itu bisa desebabkan
oleh pesan yang menyajikan informasi yang tidak diperlukan, alasan yang
dikemukakan tidak rasional, dan terlalu panjang atau tidak menarik untuk
dibaca.
Hal yang harus diingat bahwa pesan bisnis disampaikan kepada
audiens yang juga melakukan kegiatan bisnis dan memiliki pemahaman terhadap
masalah bisnis. Mereka pada umumnya sibuk dan tidak memiliki banyak waktu untuk
membaca pesan. Di samping itu, audiens pada umumnya enggan melakukan perubahan.
Untuk mencapai tujuan komunikasi, diupayakan agar pesan bisnis menggunakan
pendekatan emosional audiens, terstruktur, rasional, serta disusun dengan
format yang menarik.
