Surat Menyurat

Surat Menyurat

A. PENGERTIAN SURAT

Surat merupakan sebuah sarana berkomunikasi untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lainnya. Surat juga merupakan wakil resmi dari yang mengirim untuk membicarakan masalah yang dihadapi. Apabila terjadi hubungan surat menyurat secara terus menerus dan berkesinambungan, maka kegiatan ini disebut surat menyurat atau lazimnya korespondensi.  

Pada umumnya, dibutuhkan perangko dan amplop sebagai alat ganti bayar jasa pengiriman surat. Semakin jauh tujuan pengiriman surat maka nilai yang tercantum di perangko harus semakin besar juga. 

B. FUNGSI SURAT

Surat yang berfungsi sebagai salah satu alat komunikasi dalam dunia usaha dan perkantoran, dapat juga berfungsi sebagai :

1.      Alat bukti tertulis : adanya hitam di atas putih berguna untuk dijadikan bukti apabila terjadi perselisihan atau salah penafsiran antar kantor atau pejabat yang mengadakan hubungan korespondensi.

2.      Alat pengingat : berguna untuk mengetahui hal-hal yang terlupa atau telah lama.

3.      Bukti historis : berguna sebagai bahan riset mengenai keadaan atau aktivitas suatu organisasi pada masa-masa lalu.

4.      Duta organisasi : surat dapat mencerminkan keadaan mentalitas, jiwa dan kondisi intern dari organisasi atau kantor yang bersangkutan.

5.      Pedoman : surat juga merupakan pedoman dalam pelaksanaan pekerjaan. 

 C. JENIS SURAT

Surat pribadi

Surat pribadi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan pribadi. Surat dapat berupa korespondensi antara sesama teman atau keluarga. Ciri-ciri surat pribadi yaitu:

1.     Tidak menggunakan kop surat

2.     Tidak ada nomor surat

3.     Salam pembuka dan penutup bervariasi

4.     Penggunaan bahasa bebas, sesuai keinginan penulis

5.     Format surat bebas

Surat Resmi

Surat resmi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan resmi, baik perseorangan, instansi, maupun organisasi; misalnya undangan, surat edaran, dan surat pemberitahuan. Ciri-ciri surat resmi:

1.     Menggunakan kop surat apabila dikeluarkan organisasi

2.     Ada nomor surat, lampiran, dan perihal

3.     Menggunakan salam pembuka dan penutup yang lazim

4.     Penggunaan ragam bahasa resmi

5.     Menyertakan cap atau stempel dari lembaga resmi

6.     Ada aturan format baku

Bagian-bagian surat resmi:

§  Kepala/kop surat

Kop surat terdiri dari:

1.     Nama instansi/lembaga, ditulis dengan huruf kapital/huruf besar.

2.     Alamat instansi/lembaga, ditulis dengan variasi huruf besar dan kecil

3.     Logo instansi/lembaga

§  Nomor surat, yakni urutan surat yang dikirimkan

§  Lampiran, berisi lembaran lain yang disertakan selain surat

§  Hal, berupa garis besar isi surat

§  Tanggal surat (penulisan di sebelah kanan sejajar dengan nomor surat)

§  Alamat yang dituju (jangan gunakan kata kepada)

§  Pembuka/salam pembuka (diakhiri tanda koma)

§  Isi surat

Uraian isi berupa uraian hari, tanggal, waktu, tempat, dan sebagainya ditulis dengan huruf kecil, terkecuali penulisan berdasarkan ejaan yang disempurnakan (EYD) haruslah menyesuaikan.

§  Penutup surat

Penutup surat, berisi

1.     salam penutup

2.     jabatan

3.     tanda tangan

4.     nama (biasanya disertai nomor induk pegawai atau NIP)

§  Tembusan surat, berupa penyertaan/pemberitahuan kepada atasan tentang adanya suatu kegiatan

Surat Niaga

Surat niaga digunakan bagi badan yang menyelenggarakan kegiatan usaha niaga seperti industri dan usaha jasa. Surat ini sangat berguna dalam membangun hubungan dengan pihak luar sehingga harus disusun dengan baik. Surat niaga terdiri atas surat jual beli, kwintansi, dan perdagangan; dan dapat dibagi atas surat niaga internal dan surat niaga eksternal. Salah satu contoh dari surat niaga adalan surat penawaran dan surat penagihan.

Surat Dinas

Surat dinas digunakan untuk kepentingan pekerjaan formal seperti instansi dinas dan tugas kantor. Surat ini penting dalam pengelolaan administrasi dalam suatu instansi. Fungsi dari surat dinas yaitu sebagai dokumen bukti tertulis, alat pengingat berkaitan fungsinya dengan arsip, bukti sejarah atas perkembangan instansi, dan pedoman kerja dalam bentuk surat keputusan dan surat instruksi. Ciri-ciri surat dinas:

1.     Menggunakan kop surat dan instansi atau lembaga yang bersangkutan

2.     Menggunakan nomor surat, lampiran, dan perihal

3.     Menggunakan salam pembuka dan penutup yang baku

4.     Menggunakan bahasa baku atau ragam resmi

5.     Menggunakan cap atau stempel instansi atau kantor pembuat surat

6.     Format surat tertentu

D. SYARAT SYARAT SURAT YANG BAIK

Bahasa surat yang baik harus memenuhi ketentuan berikut.

·         Bahasa yang digunakan benar/baku sesuai dengan kaidah, baik tentang ejaan, pemilihan kata, bentuk kata, maupun kalimatnya. Bahasa surat harus logis, wajar, hemat, cermat, sopan, dan menarik.

·         Isi surat dinyatakan secara ringkas, jelas, dan eksplisit. penulisan yang benar.

·         Disusun dengan teknik penyusunan surat yang benar.

·          Bahasa baku, bahasa yang diakui benar menurut kaidah yang sudah dilazimkan.

·         Penggunaan bahasa baku dapat membawa wibawa seseorang dan dipandang sebagai lambang status sosial yang tinggi.

·         Bahasa efektif, bahasa yang secara tepat dapat mencapai sasarannya. Ciribahasa efektif adalah sederhana/wajar, ringkas, jelas, sopan, dan menarik.

Referensi : http://id.wikipedia.org/wiki/Surat

http://wiharsono.wordpress.com/2011/02/28/arti-surat-menyurat/

Menulis Laporan Ilmiah

Menulis Laporan Ilmiah

Laporan ilmiah ialah sejenis karangan ilmiah yang mengupas masalah ilmu pengetahuan dan teknologi yang sengaja disusun untuk disampaikan kepada orang-orang tertentu dan dalam kesempatan tertentu.

v  Macam - macam laporan ilmiah

1. Laporan kemajuan

yaitu laporan yang disampaikan untuk melihat perkembangan kemajuan atau langkah yang telah ditempuh, untuk melihat kemungkinan munculnya kesulitan dan bagaimana rencana antisipasinya.

2. Laporan akhir

Laporan ini dapat didahului laporan kemajuan untuk melihat pencapaian yang diperoleh antara yang dicerminkan dalam usulan penelitian, laporan kemajuan, dan laporan akhir.

3. Laporan berkala

Disusun untuk melihat suatu kinerja yang melibatkan karakter keilmiahan, dalam suatu periode waktu tertentu sehingga dapat diperoleh suatu gambaran dinamika dari periode yang satu dengan periode lainnya.

4. Laporan hasil uji

Laporan ini perlu juga menyertakan rekomendasi, setelah disampaikan informasi ilmiah tentang sesuatu, karena dimungkinkan akan menjadi dasar suatu kebijakan tertentu.

5. Laporan Penelitian

Laporan yang diserahkan untuk memberi tahu tentang penemuan yang tidak diketahui sebelumnya dan diperoleh dari percobaan, penyelidikan, kuesioner, data akumulasi, dan sebagainya.

6. Laporan perjalanan

Laporan yang dibuat berdasarkan pengalaman selama melakukan kunjungan atau perjalanan. Menurut medianya laporan perjalanan dapat dibedakan menjadi laporan lisan dan laporan tertulis. Laporan perjalanan dapat berupa surat, formulir, artikel, buku.

v  Bentuk Laporan Ilmiah

1. Laporan berbentuk Memo

Biasanya laporan pendek yang memuat hal – hal pokok saja, dan beredar di kalangan intern organisasi.

2. Laporan berbentuk Surat

Isinya lebih panjang daripada laporan yang berbentuk memo, sekitar tiga lembar folio. Bisa ditujukan ke luar organisasi.

3. Laporan berbentuk naskah

Laporan ini bisa panjang atau pendek. Bila panjang dibuat dalam format buku, dan dalam penyampaiannya mutlak diperlukan surat atau memo pengantar.

4. Laporan berbentuk Campuran

Laporan ini tidak lain gabungan antara bentuk naskah dengan memo atau surat. Dibuat begini karena isinya cukup kompleks sehingga harus dipadukan dengan bentuk naskah agar pengkodean bagian – baiannya lebih mudah dilakukan.

5. Laporan berbentuk formulir.
6. Laporan berbentuk buku.

v  Ciri-Ciri Penulisan Laporan Penelitian

Ada beberapa ciri penulisan laporan penelitian, yaitu objektif, sistematis, jelas, terbuka, dan logis.

1. Objektif, artinya penulis harus mengungkapkan apa adanya, dan tidak mengada-ada.
2. Sistematis, artinya tulisan menurut alur pemahaman yang runtut dan berkesinambungan.
3. Jelas, artinya segala informasi yang ditulis dapat mengungkapkan sesuatu secara jernih.
4. Terbuka, artinya selalu dapat menerima pembaruan apabila ada pendapat baru yang lebih baik dan kebenarannya dapat teruji melalui kritik dari pihak lain.
5. Logis, artinya keterangan yang diungkapkan harus memiliki argumentasi yang dapat diterima oleh akal sehat, runtut, dan nalar.

v  Persyaratan Bagi Pembuat Laporan

Pada intinya persyaratan bagi pembuat laporan ilmiah sama seperti penulis karya tulis ilmiah , yaitu :

1. Memiliki pengetahuan tangan pertama tentang hal yang dilaporkan dan perlu pengetahuan dan pengalaman dari orang lain.
2. Memiliki sifat tekun dan teliti.

Laporan yang baik tidak meninggalkan pertanyaan tak terjawab bagi pembacanya. Semua kesimpulan yang dapat ditarik dari pernyataan - pernyataan umum harus dibuat secara tepat. Semua fakta harus dicocokan ulang. Satu kali saja pembaca laporan menemukan pernyatan salah, maka ia akan meragukan sebuah isi laporan.

3. Bersifat objektif.

Pernyataan yang dibuat harus kenyataan. Kesimpulan dan rekomendasi dibenarkan oleh kenyataan, walaupun konklusi dan rekomendasi itu bertentangan dengan yang diharapkan dan dapat merugikan diri sendiri. Pembuat laporan itu seperti sebuah 'mesin pemikir' yaitu bekerja tanpa nafsu dan prasangka yang dapat membingungkan pengertiannya atau pernyataannya tentang fakta.

4. Kemampuan untuk menganalisis dan menyamaratakan

Laporan itu adalah sebuah analisis. Pembuat laporan membagi - bagi subjek, memperlihatkan bagian - bagian yang berbeda dan menunjukkan kaitannya satu dengan yang lainnya.

5. Kemampuan mengatur fakta secara sistematis.

Penyajian laporan tidak harus sistematis,mantik,supaya para pembaca tidak meragukan tentang suatu penalarannya.

6. Pengertian akan kebutuhan para pembaca.

Laporan disajikan untuk dibaca oleh seseorang atau beberapa orang yang spesifik. Apa yang dilaporkan, apa yang dibuang, istilah apa yang akan dipakai, apa yang memerlukan lukisan dan penjelasan dan bagaimana menyusunnya, semua itu tergantung pembaca. Prinsip utama yang harus dipegang teguh oleh penulis laporan adalah bekerja secara konstan untuk menghemat tenaga mental pembacanya.

Karangan ilmiah, Semi ilmiah, dan Non ilmiah

Karangan ilmiah, Semi ilmiah, dan Non ilmiah

Karangan merupakan karya tulis hasil pemikiran seseorang berdasarkan pemikiran atau pengamatan yang dituangkan dalam bentuk bahasa tulis sehingga pembaca dapat memahami isi dari karangan tersebut.

Ada 3 Jenis karangan yaitu Karangan Ilmiah, Karangan Semi Ilmiah, dan Karangan Non Ilmiah. Berikut ini penjelasannya.

1.      Karangan Ilmiah

Karangan ilmiah atau biasa disebut dengan karya ilmiah adalah laporan tertulis yang menjelaskan hasil dari penelitian yang dilakukan seseorang yang memenuhi kaidah penulisan ilmiah.

·         Macam – macam Karangan Ilmiah

Ada berbagai jenis karangan ilmiah antara lain:

§  Skripsi adalah karya tulis ilmiah yang mengemukakan pendapat penulis berdasarkan pendapat orang lain. Pendapat yang diajukan harus didukung oleh data dan fakta objektif , baik berdasarkan penelitian langsung.

§  Tesis adalah karya tulis yang sifatnya lebih mendalam dibandingkan dengan skripsi .

§  Disertasi adalah karya tulis ilmiah yang mengemukakan dalil yang dapat dibuktikan oleh penulis berdasarkan fakta dan data yang valid .

§  Makalah adalah karya tulis yang menyajikan suatu masalah yang pembahasannya berdasarkan data dilapangan yang bersifat  objektif.

·         Sifat karangan ilmiah

Formal dan harus memenuhi syarat yaitu:

§  Lugas dan tidak emosional

Mempunyai satu arti, sehingga tidak mempunyai tafsiran sendiri.

§  Logis

Disusun berdasarkan urutan yang konsisten dan dapat diterima akal.

§  Efektif

Satu kebulatan pikiran, ada penekanan dan pengembangan.

§  Efisiensi

§  Hanya menggunakan kata atau kalimat yang penting dan mudah dipahami.

·         Ciri- ciri Karangan Ilmiah

Bentuk penyajian karangan ilmiah biasaya terdiri dari bagian awal (Pendahuluan), bagian inti (Pokok Pembahasan), dan bagian Penutup. Bagian awal merupakan pengantar ke bagian inti, sedangkan bagian inti merupakan sajian gagasan pokok yang ingin disampaikan dan terdiri dari beberapa bab atau subtopik. Bagian penutup merupakan kesimpulan pokok pembahasan serta saran dari penulis tentang tindak lanjut gagasan tersebut.

2.      Karangan Semi Ilmiah

Karangan ilmiah adalah penulisan yang disajikan dalam bentuk fakta dan fiksi, yang ditulis dengan bahasa yang formal, dimana kata –katanya didukung dengan fakta yang dapat dibuktikan kebenarannya. Karangan Semi Ilmiah ini biasanya digunakan pada penulisan komik, anekdot, dongeng, hikayat, novel, dan cerpen.

·         Macam – macam Karangan Semi Ilmiah

Jenis karangan semi ilmiah yaitu artikel,editorial, opini, tops, reportase, dan resensi buku.

·         Sifat Karangan Semi Ilmiah

Ditulis berdasarkan fakta pribadi , gaya bahasa formal, sederhana dan popular . penyajian fakta dibarengi dengan sejarah, bersifat imajinatif, situasi didramatisir dan bersifat persuatif.

·         Ciri – ciri Karangan Semi Ilmiah

§  Ditulis berdasarkan fakta pribadi

§  Fakta yang disimpullkan subjektif

§  Gaya bahasa formal dan popular

§  Mementingkan diri penulis

§  Usulan bersifat argumentative, dan bersifat persuasive.

3.      Karangan Non Ilmiah

Karangan non ilmiah merupakan karangan yang menyajikan fakta pribadi tentang pengetahuan atau pengalaman dalam kehidupan sehari –hari. Bersifat subyektif, tidak didukung fakta umum, dan biasanya menggunakan yang tidak terlalu formal.

·         Macam –macam Karangan Non Ilmiah

§  Cerpen adalah suatu bentuk prosa naratif fiktif.

§  Dongeng adalah kisah yang diangkat dari pemikiran fiktif dan kisah nyata, menjadi suatu alur perjalann hidup dengan pesan moral.

§  Novel adalah bentuk sastra yang paling populer didunia. Merupakan karya sastra yang mempunyai unsur intrinsik dan ekstrinsik.

§  Drama adalah suatu aksi atau perbuatan. Bentuk karya sastra yang memiliki bagian untuk diperankan oleh actor.

·         Sifat Karangan Non Ilmiah

§  Emotif yaitu sedikit informasi, kemewahan dan cinta menonjol, melebihkan kebenaran, mencari keuntungan dan tidak sistematis.

§  yaitu bujukan untuk meyakinkan pembaca, mempengaruhi sikap dan cara berpikir pembaca.

§  Diskriptif yaitu nampak dapat dipercaya, pendapat pribadi

§  Kritik tanpa dukungan bukti yaitu tidak memuat informasi spesifik, berisi bahasan dan mendalam tanpa bukti.

·         Ciri – ciri Karangan Non Ilmiah

§  Ditulis berdasarkan pengalaman pribadi

§  Fakta yang disimpulkan bersifat subyektif

§  Tidak memuat hipotesis

§  Bersifat imajinatif

§  Situasi di dramatisir

§  Bersifat persuatif

§  Tanpa dukungan bukti.

Referensi :

http://id.wikipedia.org

http://www.kopertis3.or.id/html/wp-content/uploads/2011/05/penulisan-ilmiah.pdf

http://dianpurnamasari1004.wordpress.com/2013/04/02/karya-ilmiah-karya-non-ilmiah-dan-karya-ilmiah-populer/